Die Arbeitszeiterfassung mit Stundenzetteln und Tabellen kostet Zeit und ist fehleranfällig. Digitale Systeme haben hier einen Mehrwert. Ein WiN-Seminar hat gezeigt, welche digitalen Möglichkeiten es aktuell gibt und wie eine passende betriebsindividuelle Lösung gefunden werden kann.
Betriebe, die Mitarbeitende oder Auszubildende beschäftigen, sind nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022 verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen. Das Urteil steht im Einklang mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) aus dem Jahr 2019, wonach der Arbeitgeber ein System zur Erfassung bereitstellen muss, das verlässlich, objektiv und zugänglich ist.
Vor diesem Hintergrund wird derzeit die Änderung des Arbeitszeitgesetzes diskutiert. Demnach ist eine elektronische Aufzeichnungspflicht sehr wahrscheinlich. Auch wenn es voraussichtlich Ausnahmen für Betriebe mit nur wenigen Mitarbeitern geben könnte, lohnt sich für alle ein Blick auf die digitale Arbeitszeiterfassung. Denn Software-Lösungen sind inzwischen oft einfach und übersichtlich, sodass auch Ungeübte nach einer kurzen Einarbeitungszeit umsteigen oder erstmals mit der Zeiterfassung beginnen können.
Papier und Excel ade
Die Zeiterfassung in Papierform erfordert viele Arbeitsschritte: Stundenzettel oder Einsatzpläne erstellen, ausdrucken und an die Mitarbeiter aushändigen. Mitarbeitende notieren handschriftlich ihre Zeiten und geben den Zettel zurück ins Büro. Die Bürokraft fragt nach, wenn jemand unleserlich geschrieben oder etwas vergessen hat. Dann werden im Büro die Zeiten in eine Excel-Tabelle übertragen und an die Lohnbuchstelle weitergeleitet. Dieser beispielhafte Arbeitsprozess ist aufwendig, kostet Zeit und kann schonmal zu Übertragungsfehlern führen. Deshalb lohnt ein Blick auf die digitale Erfassung, die für den Betrieb viele Vorteile bieten kann.
Mehr Transparenz auf beiden Seiten
Die Arbeitszeiten werden digital automatisiert erfasst, Urlaubsanträge können online gestellt und Fehlzeiten direkt ins System eingetragen werden. Verschiedene Beschäftigungsverhältnisse werden abgebildet, sodass das System erkennt, wann Höchstarbeitszeiten überschritten werden. Ein Zeitkonto mit Plus- und Minusstunden kann einfacher geführt werden.
Außerdem haben alle einen Echtzeitüberblick: Die Betriebsleitung sieht jederzeit, welche Mitarbeitenden gerade arbeiten, im Urlaub sind oder bereits Feierabend gemacht haben. Mitarbeitende können ihr eigenes Zeitkonto, Überstunden und Urlaubstage jederzeit einsehen. Alle arbeiten und planen mit denselben aktuellen Daten. Das sorgt für Transparenz.
Durch die Anbindung der Zeiterfassung an die Lohnabrechnung lassen sich Medienbrüche vermeiden. So werden Übertragungsfehler reduziert und Arbeitsabläufe effizienter. Digitale Zeiterfassungssysteme können zum Beispiel durch hinterlegte Regeln Arbeitszeiten mit Zuschlägen automatisch kennzeichnen und strukturiert an die Lohnbuchhaltung übergeben.
Das passende System finden
Kommen und gehen Mitarbeiter immer an einem bestimmten Ort im Betrieb vorbei, kann es ein fest installiertes Terminal geben. Jeder Mitarbeiter erhält einen Chip (RFID-Transponder) als Schlüsselanhänger und stempelt sich beim Kommen ein und beim Gehen wieder aus. Als Alternative zum Chip können auch eine Karte oder ein Fingerprint für die Zeitbuchung gewählt werden. Der Fingerprint als biometrisches Verfahren ist jedoch datenschutzrechtlich besonders sensibel und darf nur unter bestimmten Voraussetzungen eingesetzt werden.
Statt Terminal gibt es auch die Lösung mit Tablet, wobei die Zeitbuchung zum Beispiel über PIN oder QR-Code erfolgen kann. Beginnen die Mitarbeitenden an verschiedenen Orten, sind mobile Apps möglich, die auf dem Smartphone installiert sind. Auch am PC oder Laptop kann man sich einloggen und die Arbeitszeiten dokumentieren. Für nahezu jede betriebliche Situation gibt es eine passende Lösung.
Daneben spielt die Software eine wichtige Rolle. Lösungen zur Arbeitszeiterfassung sind in der Regel branchenunabhängig einsetzbar, doch es gibt auch branchenspezifische Angebote. Der Trend geht zu cloudbasierten Lösungen. Wer mit einem IT-Dienstleister zusammenarbeitet, könnte darüber bereits eine passende Lösung finden. Denn häufig arbeiten Anbieter von Zeiterfassungssystemen mit IT-Dienstleistern zusammen. Eine Liste verschiedener Software-Lösungen gibt es auf der Website www.netzwerk-agrarbuero.de im Bereich Personalverwaltung unter Zeiterfassung.
Die Kosten
Die monatlichen oder jährlichen Kosten von reinen Online-Zeiterfassungssystemen sind in der Regel abhängig von der Anzahl der Benutzer oder Mitarbeiter. Kommen Hardware, Zubehör und Einrichtung des gesamten Programms sowie Schulung und Support hinzu, müssen diese bei der Kalkulation berücksichtigt werden.
Einstiegspreise mit wenig Programmumfang liegen im einstelligen Euro-Bereich pro Benutzer. Oftmals können mit der einfachen Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung begonnen und später weitere Funktionen wie Einsatzplanung und umfangreichere Auswertungen dazugebucht werden. Was im jeweiligen Preis inbegriffen ist, kann zum Teil auf der Website des Anbieters nachgelesen werden. Einige Anbieter setzten jedoch erst auf den Kundendialog und machen auf der Website keine Angaben. Der Kontakt kann dann über einen Chatbot, per Telefon oder Kontaktformular erfolgen.
Anhaltspunkte für die Auswahl eines geeigneten Anbieters finden sich häufig bereits auf dessen Website. Dazu gehören ein vollständiges Impressum mit konkreten Kontaktdaten, Informationen zum Unternehmen, aktuelle Gütezeichen, Auszeichnungen und Hinweise wie „Made in Germany“, „Hosted in Germany“, „DSGVO-Konformität“ oder „EuGH-Konformität“. Weitere positive Merkmale sind transparente und nachvollziehbare Preise, die Möglichkeit einer unverbindlichen Präsentation, aussagekräftige Referenzen, Netzwerkpartner, eine gute Kommunikation und Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung.
Von der Zeiterfassung zur Lohnbuchhaltung
Damit der Datenaustausch zur Lohnbuchhaltung effizient erfolgen kann, sollte vor der Entscheidung für eine bestimmte digitale Arbeitszeiterfassung Kontakt zur Lohnbuchhaltung aufgenommen werden. Bei Buchstellen und Steuerberatungen ist in der Regel eine DATEV-kompatible Schnittstelle oder Exportmöglichkeit vorteilhaft. Bei anderen betrieblichen Situationen können etwa auch Anbindungen an Lexware oder Addison wichtig sein. Kommunikation und Abstimmung mit den Dienstleistern sind äußerst wichtig, damit die Digitalisierung auch hierbei die gewünschte Erleichterung bringt.
Grundsätzlich wird zwischen Export-/Importschnittstellen und direkten Systemintegrationen unterschieden. Bei einer Exportschnittstelle werden die Daten aus der Zeiterfassung ausgelesen und in das Lohnprogramm übermittelt. Direkte Schnittstellen ermöglichen dagegen einen automatisierten Datenaustausch zwischen den Systemen und reduzieren den manuellen Aufwand am stärksten. Zwischenlösungen, etwa Datenaustauschprogramme oder automatisierte Dateiübergaben, können diesen Prozess teilweise automatisieren und so den manuellen Aufwand zumindest reduzieren.
So gelingt die Einführung ins Team
Betriebe, die eine Einführung der digitalen Zeiterfassung überlegen und sich und ihre Mitarbeiter gut vorbereiten möchten, können diese fünf Schritte als roten Faden nutzen:
Ziele formulieren:
Was wollen wir mit der Einführung der digitalen Arbeitszeiterfassung erreichen? Notieren Sie Ihre Ziele zum Beispiel in einer Word- oder Excel-Datei, wie etwa:
- Den Überblick über die geleisteten Stunden der Mitarbeitenden verbessern.
- Die rechtlichen Anforderungen erfüllen.
- Die Zusammenarbeit mit der Lohnbuchhaltung verbessern.
- Als Arbeitgeber attraktiv sein für Mitarbeitende und Auszubildende.
- Die Arbeitszeit für bestimmte Projekte erfassen.
Mit konkreten Zielen verstricken Sie sich nicht in unzähligen Möglichkeiten von Software-Lösungen und vergessen im Gespräch mit dem Software-Anbieter nichts Wichtiges.
Möchten Sie nur die Arbeitszeiten erfassen, um die Büroarbeit zu verschlanken und den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, gibt es grundsätzlich sehr viele Lösungen. Fast alle Anbieter haben diese Funktionen. Interessant ist oftmals die Funktion, auf einzelne Projekte zu buchen. So kann man herausfinden, wieviel Arbeitszeit jeweils für Ackerbau, Tierhaltung und Bürotätigkeit anfällt. Gibt es verschiedene Standorte, an denen die Mitarbeitenden sich einloggen sollen, und viele Mitarbeiter mit unterschiedlichen Beschäftigungsverhältnissen, sollten Sie bei der Auswahl auf diese Rahmenbedingungen achten.
Planen, Informieren und testen:
Je konkreter Sie Ihre Anforderungen formulieren, desto einfacher gestaltet sich die Kommunikation mit dem Anbieter. Stellt der Anbieter weitere Funktion vor, an die Sie bisher nicht gedacht haben, können Sie diese umso schneller einordnen. Gleichen Sie Ihre Anforderungen mit den Software-Lösungen ab. Vergleichsportale oder Testergebnisse können erste Hinweise über den Funktionsumfang der Anbieter geben. Arbeiten Sie mit einem IT-Dienstleister zusammen, der Partnerunternehmen eines bestimmten Software-Anbieters ist, haben Sie einen vertrauten Ansprechpartner, der bei Bedarf Hard- und Software-Lösungen einrichten kann. Auf manchen Anbieter-Websites sind die Partner nach Postleitzahl angegeben – sie können die Betriebe vor Ort unterstützen.
Testen Sie zwei bis drei Programme aus, um ein Gefühl für die Bedienung und den Funktionsumfang zu bekommen. Beschäftigen Sie viele Mitarbeiter, kann es sinnvoll sein, die Testphase mit einer kleinen Gruppe durchzuführen. So können die ersten Erfahrungen zunächst im kleinen Kreis ausgewertet werden. Bei Bedarf werden vor der umfänglichen Umstellung dann noch an bestimmten Stellen Verbesserung vorgenommen.
Entscheiden und kaufen:
Vor dem Kauf die AGB der Anbieter beachten: Prüfen Sie Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und die Möglichkeit, die Daten bei Vertragsende in einem gängigen Format exportieren zu können. Achten Sie außerdem auf die Regelungen zum Datenschutz und zur Datenspeicherung. Denn Mitarbeiterdaten sind personenbezogene Daten und damit besonders zu schützen.
Einrichten und schulen:
Die Einrichtung der Software kann bei Online-Lösungen einfach sein. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden jedoch bei den ersten Schritten oder fördern Sie den gegenseitigen Austausch von Erfahrungen und Tipps. Lassen Sie sie mit der neuen Anwendung nicht allein. Frust entsteht schnell, wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert.
Begleiten und aufgreifen:
In den ersten Wochen ausreichend Zeit für Fragen und Rückmeldungen einplanen. Behalten Sie die Abläufe im Blick: Haben alle ein Benutzerkonto? Kommen alle mit der App oder dem Terminal klar? Stempeln sich alle ein- und aus? Erinnern Sie bei Bedarf und ermöglichen Sie eine offene und wertschätzende Kommunikation rund um das neue Tool im Betrieb. So kann die digitale Zeiterfassung schnell zur Gewohnheit werden, die niemand mehr missen möchte.
Viele Mitarbeitende möchten ihre Arbeit heute bewusst innerhalb der vereinbarten Arbeitszeit erledigen und legen Wert auf eine verlässliche Arbeitszeitgestaltung. Wer sich mit folgenden Fragen beschäftigt, kann mehr Sicherheit im Umgang mit der eigenen Zeit gewinnen und entdeckt vielleicht neue Perspektiven beim Umgang mit der Arbeitszeit:
- Was gehört zur Arbeitszeit und was nicht?
- Wie lange dauert eine bestimmte Aufgabe wirklich?
- Müssen alle Mitarbeiter zur selben Zeit beginnen oder gibt es Gestaltungsspielräume?
- Wie lassen sich Arbeitszeiten so planen, dass die anfallenden Aufgaben ohne regelmäßige Überstunden bewältigt werden können?
Fazit
Die digitale Arbeitszeiterfassung kann die Abläufe im Agrarbüro und im landwirtschaftlichen Betrieb spürbar vereinfachen. Mit den geplanten gesetzlichen Vorgaben wird die elektronische Erfassung von Arbeitszeiten künftig für viele Betriebe bedeutender. Sinnvoll ist es, zunächst die eigenen Anforderungen, Ziele und Wünsche zu sammeln und festzuhalten. Das schafft Klarheit und erleichtert die spätere Entscheidung. Digitale Lösungen unterstützen den gesamten Prozess von der Zeiterfassung bis zur Auswertung. Gleichzeitig reduziert sich der Verwaltungsaufwand, da viele Daten nicht mehrfach erfasst werden müssen.
Die Einführung sollte offen und transparent kommuniziert werden, wobei die Vorteile für alle Beteiligten im Vordergrund stehen. Richtig eingesetzt wird die Arbeitszeiterfassung nicht nur einfacher, sondern auch zu einem praktischen Werkzeug für die Büro- und Betriebsführung.
Heidrun Gerwin-Wegener, Landwirtschaftskammer NRW