Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Das Wichtigste ist daher jetzt: Jeder Betrieb braucht erstmal ein E-Mail-Postfach. Das dürfte für die meisten Betriebe kein Problem sein. Was ist sonst zu beachten? 

Welche Schritte folgen?

Welche weiteren Schritte jeder Betrieb umsetzen muss, hängt davon ab, wie digital der Betrieb bei der Belegbearbeitung im Rahmen der Buchführung bereits ist. Wer bislang seine Buchführung ausschließlich in Papierform erledigt, muss sich gänzlich umstellen. Betriebe, die bereits mit digitaler Belegablage vertraut sind, haben es vielleicht etwas leichter, müssen sich aber auch mit neuen digitalen Arbeitsprozessen und Programmfunktionen auseinandersetzen.

Wie ist der gesetzliche Zeitplan?

Die E-Rechnungspflicht gilt im B2B-Bereich, also bei der Rechnungstellung von Unternehmen zu Unternehmen. B2B steht für Business to Business. Der Gesetzgeber hat verschiedene Phasen vorgesehen, damit die Unternehmen genügend Zeit für die Umsetzung haben.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die revisionssichere Ablage gilt bereits seit längerem. In einer Übergangsphase bis Ende 2026 sind Papierrechnungen und andere elektronische Formate wie PDF oder JPEG grundsätzlich noch erlaubt. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800 000 € sogar bis Ende 2027.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800 000 € E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden.

Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen erstellen und versenden können. Damit ist dann die Umstellung auf die E-Rechnung im gesamten B2B-Bereich umgesetzt.

Die Zusendung einer E-Rechnung ist nicht an die Zustimmung des Rechnungsempfängers gebunden. Einzelheiten zur Umsetzung der E-Rechnung im Unternehmen sind im Schreiben des Bundesfinanzministeriums, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, geregelt. Das Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen ist im Internet zu finden.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt, übermittelt und weiterverarbeitet wird. Das Besondere ist, dass sie aus einem strukturierten Datensatz im XML-Format besteht, der maschinenlesbar ist und der EU-Norm EN16931 entsprechen muss. Aktuelle Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können E-Rechnungen lesen, erstellen und verarbeiten.

Eine Rechnung dagegen im PDF-Format oder als JPEG-Bild-Datei ist keine E-Rechnung. Auch wenn der Begriff „elektronisch“ in dem Zusammenhang häufig gebraucht wird, handelt es sich nicht um E-Rechnungen im Sinne der EU-Norm. Diese Formate werden ebenso wie die Papierrechnung ab 2025 als „sonstige Rechnungen“ bezeichnet.

XML – das neue Original

Der strukturierte Datensatz im XML-Format hat in Zukunft Vorrang vor der Papierrechnung und gilt als Original. Die Papierrechnung verliert ab 2025 damit ihren Status als Original-Rechnung. Versendet also ein Lieferant ab 2025 E-Rechnungen an seine Geschäftskunden, müssen diese dafür sorgen, dass die E-Rechnung im eigenen Unternehmen auch verarbeitet und revisionssicher abgelegt werden kann. Revisionssicher bedeutet, dass die Belege so aufbewahrt werden, dass sie vor nachträglichen Änderungen geschützt sind und alle rechtlichen Anforderungen erfüllen.

ZUGFeRD und XRechnung

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Format, das aus einem strukturierten XML-Datensatz und einer visuellen Darstellung der Rechnung im PDF-Format besteht. Die XRechnung besteht ausschließlich aus dem XML-Datensatz und ist damit in erster Linie maschinenlesbar und zur elektronischen Verarbeitung geeignet.

Warum wird die E-Rechnung Pflicht?

Ziel des Gesetzgebers ist es, alle Schritte vom Rechnungseingang bis zur Belegablage in den Unternehmen zu digitalisieren. Es soll eine durchgehende Bearbeitung ohne Medienbruch und ohne Möglichkeit zur Manipulation geben. Zudem sollen die steuerlich bedeutsamen Inhalte einer Rechnung direkt zu den Finanzbehörden weitergeleitet werden können. Die rechtliche Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das am 27. März 2024 verabschiedet wurde und die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen stärken und die Digitalisierung vorantreiben soll.

Software-Unternehmen sind am Zug

Software-Anbieter von Rechnungs- und Buchführungsprogrammen passen ihre Software den neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen an. Dabei entsteht ein durchgängiger Workflow vom Rechnungseingang bis hin zur revisionssicheren Ablage. Sprechen Sie mit Ihrem Software-Anbieter, dessen Software Sie bereits im Einsatz haben, ob und wie die E-Rechnungspflicht mit der Software umgesetzt werden kann.

Schneller, platzsparender, nachhaltiger

Auch wenn zunächst ein Mehraufwand durch die Einarbeitung notwendig ist, kann die Umstellung auf die elektronische Rechnung den Rechnungsverkehr effizienter machen. Das aufwendige Wälzen von Papier und Aktenordnern wird durch wenige Klicks am PC ersetzt. Die Rechnungen sind schneller versendet, die Regale werden frei und es gibt Platz im Büro. E-Rechnungen sind schnell nachvollziehbar und transparent, was die Zusammenarbeit und das Finden von Informationen im Unternehmen erleichtert.

Neue Tools – Zeit und Geduld sind gefragt

Wo lege ich Lieferanten an? Wie hole ich die E-Rechnung aus dem E-Mail-Postfach ins Programm? Was ist beim Weiterleiten ans Steuerbüro zu beachten? Diese Fragen beschäftigen derzeit diejenigen, die im Agrarbüro für die Umsetzung verantwortlich sind. Das kostet Zeit und Geduld, aber am Ende wird die Arbeitserleichterung deutlich. Hier gilt es einfach dranzubleiben und sich zu informieren.

E-Mail-Adresse und Online-Portale

Eine E-Mail-Adresse haben sicherlich die meisten Betriebe. Wenn nicht, müsste sie eingerichtet werden. Empfehlenswert ist eine separate Adresse, die nur dem Empfang von Rechnungen dient. Dies erleichtert die Verwaltung und sorgt dafür, dass alle elektronischen Rechnungen an einem Ort gesammelt werden. Informieren Sie Ihre Lieferanten über eine neue E-Mail-Adresse.

Zunehmend werden E-Rechnungen in Online-Portalen zur Verfügung gestellt und müssen vom Agrarbüro dort abgeholt werden. In der Regel wird vom Portal eine E-Mail versendet, wenn dort ein Dokument zur Abholung bereit liegt. Ansonsten hilft die digitale Aufgaben- oder Terminverwaltung dabei, im Agrarbüro nichts zu vergessen.

Welche Ausnahmen gibt es?

Keine E-Rechnungspflicht gilt unter anderem für Kleinbetragsrechnungen unter 250 €, Rechnungen für Fahrausweise, Rechnungen für steuerfreie Leistungen sowie B2C-Umsätze. B2C steht für Business to Consumer. Gemeint sind damit Rechnungen an Endverbraucher.

Gespräche und Schulungen bringen weiter

Die Buchstellen oder Steuerkanzleien haben in der Regel ein gutes Netzwerk und können vielleicht konkrete Software-Empfehlungen geben, die mit der Steuerkanzlei-Software gut zusammenpassen. Die landwirtschaftlichen Software-Anbieter wie Landdata und NLB informieren ihre Mandanten durch entsprechende Schulungen in Form von Webseminaren oder Videos.

Fragen Sie Ihre Hauptlieferanten, wann diese auf die E-Rechnung umstellen und klären Sie, welches Format verwendet wird. Oftmals informieren die Geschäfts- und Handelspartner bereits ihre Kunden. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und die Umstellung reibungslos verläuft.

Heidrun Gerwin-Wegener,
Landwirtschaftskammer NRW